Urząd skarbowy kontaktuje się z biurem rachunkowym w sprawie klienta – co zrobić?

Telefon z urzędu skarbowego w sprawie klienta nie oznacza, że księgowa powinna od razu odpowiadać na każde pytanie. Najpierw warto ustalić, kto dzwoni, czego dotyczy sprawa, w jakim trybie działa urząd i czy biuro ma odpowiednie umocowanie. Dopiero wtedy można zdecydować, jakich informacji udzielić, a kiedy skontaktować się z klientem lub poprosić urząd o sformułowanie żądania na piśmie.

Przykład: Do biura rachunkowego dzwoni urząd skarbowy. Podaje nazwę i NIP Twojego klienta. Pyta o fakturę, rozliczenie lub przyczynę wykazania określonej kwoty w JPK_VAT. Księgowa zna sprawę i ma dostęp do dokumentów w laptopie. Najprościej od razu sprawdzić i odpowiedzieć na pytanie. Czy jednak powinna?

Na tak zadane pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi tak lub nie. Jedyne, czego można być pewnym to tego, że prowadzenie księgowości dla klienta nie oznacza automatycznie, że księgowa może reprezentować klienta w kontaktach z urzędem skarbowym

1. Urząd skarbowy dzwoni – najpierw sprawdź, kto dzwoni

Zawsze pierwszym krokiem po odebraniu telefonu, gdy dzwoni ktoś „z urzędu skarbowego” jest spokojne ustalenie z kim właściwie rozmawiamy. Oczywiście w wielu przypadkach (szczególnie lokalnych) księgowi doskonale wiedzą z kim rozmawiają, gdyż znają wielu pracowników urzędów skarbowych.

Jeżeli jednak nie jesteśmy pewni z kim i w jakiej sprawie rozmawiamy warto już na początku rozmowy ustalić:

– imię i nazwisko,

– urząd skarbowy,

– w jakiej sprawie,

– dane i NIP klienta,

– jeżeli kontakt dotyczy konkretnej sprawy to jej numer,

– numer telefonu do oddzwonienia.

Pamiętajmy, że w czasach, gdy pozyskanie tych danych nie jest szczególnie skomplikowane, powinniśmy ze szczególną ostrożnością podchodzić do udzielania informacji. Posiadanie przez rozmówcę takich danych nie oznacza automatycznie, że możemy rozmówcy przekazać żądane dane.

Nie przekazuj informacji o kliencie tylko dlatego, że rozmówca zna dane klienta. Jeżeli masz wątpliwości czy naprawdę dzwoni urząd skarbowy – zapisz imię i nazwisko pracownika, urząd oraz przedmiot sprawy, zakończ rozmowę i oddzwoń na numer pochodzący z oficjalnego źródła.

2. Ustal, w jakim trybie działa urząd skarbowy

Drugim najważniejszym elementem rozmowy z urzędnikiem jest ustalenie trybu, w jakim działa urząd.

Księgowa powinna ustalić, czy urząd dzwoni w związku z prowadzoną kontrolą czy też w związku z czynnościami sprawdzającymi, a może chodzi o zwykłe uzupełnienie informacji lub sprawę techniczną.

W tym wstępnym rozpytaniu nie chodzi o to, aby księgowa poznawała cały tryb postępowania administracyjnego czy też kontroli celno-skarbowej i przyporządkowywała ten kontakt telefoniczny do właściwego etapu procedury. Ważne jest natomiast aby księgowa była w stanie za każdym razem stwierdzić w jakiej sprawie i w jakim trybie był kontakt urzędu.

3. Czy urząd skarbowy może kontaktować się z biurem rachunkowym?

Niezwykle ważnym elementem rozmowy z urzędem skarbowym jest ustalenie czy w ogóle księgowa może i powinna z nim rozmawiać.

Pierwszym krokiem jest weryfikacja umowy z klientem. Oczywiście biura rachunkowe zazwyczaj korzystają z określonych wzorców umów, które są tożsame lub bardzo podobne dla wszystkich klientów. Natomiast istnieją istotne różnice pomiędzy prowadzeniem ksiąg rachunkowych dla klienta a reprezentowaniem go w kontaktach z urzędem skarbowym a te wynikają przede wszystkim z udzielanych pełnomocnictw.

3.1. Pełnomocnictwo ogólne PPO-1

Najszerszy zakres pełnomocnictwa obejmuje oczywiście pełnomocnictwo ogólne (PPO), które daje upoważnienie do działania we wszystkich sprawach podatkowych. Nie oznacza to jednak, że PPO zastępuje inne pełnomocnictwa – np. do podpisywania deklaracji nadal konieczne jest złożenie odrębnego UPL-1. Ustanowienie pełnomocnika ogólnego ma istotne znaczenie dla tego, komu urząd powinien doręczać pisma i prowadzić formalną komunikację w sprawie. Pominięcie prawidłowo ustanowionego pełnomocnika przy dokonywaniu czynności procesowych może wywoływać skutki prawne.

3.2. Pełnomocnictwo szczególne PPS-1

Czasami zdarza się udzielanie przez klienta pełnomocnictwa szczególnego (PPS), które dotyczy danej sprawy i jest ograniczone do zakresu wskazanego w tym pełnomocnictwie. Należy zwrócić szczególną uwagę na zakres pełnomocnictwa i nieprzekraczanie go – jeżeli księgowa posiada pełnomocnictwo szczególne do postępowania podatkowego X to nie powinna udzielać informacji w sprawie postępowania Y.

3.3. UPL-1 nie oznacza pełnej reprezentacji klienta

Powszechne jest natomiast posiadanie przez księgowych pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji elektronicznych (UPL). UPL jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, które jest ograniczone wyłącznie do konkretnej czynności – podpisywania deklaracji elektronicznych. Samo posiadanie UPL-1 nie stanowi umocowania do reprezentowania klienta w innych sprawach przed organami podatkowymi ani do składania w jego imieniu wyjaśnień dotyczących rozliczeń.

4. Na jakie pytania z urzędu może odpowiedzieć księgowa?

Odpowiedź na to czy księgowa może czy nie może odpowiedzieć na pytanie urzędu skarbowego przez telefon nie jest zero-jedynkowa. Wszystko zależy od okoliczności danej sprawy oraz tego w jakiej sprawie dzwoni urząd. Czym innym będzie udzielenie informacji, gdy klient i księgowa wiedzą, że trwają czynności sprawdzające w sprawie danej deklaracji a księgowa ma określone pełnomocnictwo w sprawie a czym innym – telefon do księgowej, która posiada UPL a urząd pyta o powiązania klienta z kontrahentami.

Zasadniczo można jednak wyróżnić trzy poziomy możliwości bądź braku możliwości udzielenia odpowiedzi na pytania urzędu.

Poziom zielony – kwestie organizacyjne lub techniczne – czego dotyczy kontakt, kto prowadzi sprawę, jaki dokument jest potrzebny i w jakim trybie.

Poziom żółty – informacje dotyczące klienta i dokumentów – tylko jeżeli wiemy, że mamy do tego umocowanie, znamy tryb działania urzędu i znamy zakres sprawy;

Poziom czerwony – wypowiadanie się w imieniu klienta o faktach, których księgowa nie zna lub formułowanie jego stanowiska, oceny i wyjaśnień bez odpowiedniego umocowania lub wiedzy.

Dobrym przykładem jest pytanie urzędu do księgowej „dlaczego Pani klient kupił tę maszynę?”. Pominąwszy fakt czy takie pytanie w formie telefonicznej jest w ogóle na miejscu to, jeżeli księgowa nie jest pewna odpowiedzi to nie powinna konstruować własnych przypuszczeń, tylko dlatego żeby szybko załatwić sprawę.

5. Urząd prosi biuro rachunkowe o faktury klienta – co zrobić?

To jeden z najczęstszych i powszechnych przypadków kontaktu urzędu z biurem rachunkowym.

W momencie wystosowania takiego żądania ze strony urzędu skarbowego należy przede wszystkim ustalić:

– dokładne dane klienta;

– podstawę prawną bądź tryb żądania urzędu;

– czego dokładnie żąda urząd (konkretnych faktur, faktur z danym kontrahentem czy może faktur za dany okres);

– czy biuro posiada umocowanie do przekazania takich dokumentów;

– czy klient wie o żądaniu urzędu.

Jeżeli wszystkie te ustalenia będą kompletne i nie zajdzie przeszkoda do przekazania dokumentów to oczywiście można je przekazać. Istotnym jest jednak, aby przekazywać do urzędu wyłącznie dokumenty będące zakresem żądania. Nie powinno się przekazywać dokumentów „na zapas”. Nadmiar materiału może utrudnić ustalenie, czego właściwie dotyczy odpowiedź, wydłużyć analizę dokumentacji i doprowadzić do niepotrzebnego przetwarzania informacji, które wykraczają poza zakres żądania.

6. Czy biuro rachunkowe powinno poinformować klienta o telefonie z urzędu?

Co do zasady powinno się informować klienta o telefonie w jego sprawie z urzędu skarbowego. Co więcej każde biuro rachunkowe, niezależnie od jego wielkości i liczby obsługiwanych klientów, powinno mieć opracowaną procedurę na wypadek kontaktu z urzędu skarbowego oraz określającą sposób przekazywania takich informacji klientowi.

Dobrą praktyką jest stworzenie prostego wzoru notatki z rozmowy z urzędem. W takiej notatce powinny się znaleźć podstawowe informacje, takie jak:

– imię i nazwisko pracownika (jeżeli biuro zatrudnia pracowników);

– data i godzina;

– urząd;

– numer telefonu;

– czego dotyczył telefon;

– jakie są oczekiwania urzędu;

– w jakim terminie mają być spełnione oczekiwania;

– jaka była odpowiedź biura;

– jakie powinny być dalsze działania.

Ważne jest również ustalenie sposobu i czasu w jakim taka informacja powinna trafić do klienta.

Opracowanie procedury kontaktów z urzędem skarbowym oraz sposobu przekazywania informacji i dokumentów może mieć duże znaczenie dla organizacji pracy całego biura rachunkowego.

Przygotowałem prostą kartę roboczą dla biura rachunkowego. Możesz wykorzystać ją w swoim biurze rachunkowym podczas rozmowy z urzędem skarbowym lub jako punkt wyjścia do stworzenia własnej procedury.

Karta kontaktu z urzędem skarbowym – pobierz

7. Kiedy poprosić urząd o sformułowanie żądania na piśmie?

Oczywiście nie każda sprawa wymaga kierowania do klienta czy też jego pełnomocnika wezwania pisemnego. Niekiedy nawet sformułowanie na piśmie żądania urzędu powoduje rozszerzenie jego zakresu oraz niepotrzebnie przeciąga sprawę. Czym innym będzie wezwanie urzędu do poprawienia dokumentów z uwagi na np. literówkę a czym oczekiwanie złożenia szerszych wyjaśnień, przedstawienia dokumentów albo odniesienia się do konkretnych okoliczności.

Są jednak sytuacje, w których przekierowanie urzędu do działania pisemnego powinno na pewno nastąpić:

– urząd oczekuje formalnego działania podatnika – np. złożenia konkretnych, szerokich wyjaśnień na piśmie;

– brak umocowania księgowej do reprezentacji w tym zakresie;

– urząd zadaje pytania o kwestie znane tylko klientowi;

– niejasny tryb i pytania urzędu;

– biuro potrzebuje czasu na zebranie, opracowanie i przygotowanie dokumentacji i konieczne jest określenie przez urząd szczegółowego zakresu i terminu.

8. Czego księgowa nie powinna robić podczas rozmowy z urzędem?

Tak naprawdę zakres czynności, których nie powinno się robić przy rozmowie z urzędem skarbowym nie dotyczy tylko księgowych, ale ogólnie kontaktów na linii obywatel-urząd. Powszechne jest natomiast, że w momencie kontaktu z urzędami zapominamy o kilku podstawowych zasadach.

Odnosząc to do kontaktu telefonicznego z urzędu skarbowego, księgowa na pewno nie powinna:

– zgadywać;

– przedstawiać swoich przypuszczeń jako stanowiska klienta;

– wysyłać dokumentów „na zapas”;

– zakładać, że wystawiony na nią UPL umożliwia udzielanie informacji w sprawie klienta;

– samodzielnie rozszerzać zakres swojego pełnomocnictwa;

– pozostawić klienta bez wiedzy o kontakcie ze strony urzędu;

– ignorować kontaktu ze strony urzędu.

Niestety powszechne jest zapominanie o tych kilku zasadach, których stosowanie może przynieść korzyści zarówno dla biura rachunkowego jak i klienta.

Sam telefon z urzędu skarbowego nie powinien być traktowany jako sytuacja nadzwyczajna. W wielu przypadkach krótki kontakt pozwala szybko wyjaśnić prostą sprawę bez niepotrzebnej wymiany pism. Nie oznacza to jednak, że księgowa powinna odpowiadać na każde pytanie od razu. Jeżeli sprawa mieści się w zakresie jej umocowania, zna odpowiedź, a klient wie o kontakcie – nie ma powodu niepotrzebnie komplikować sprawy.

9. Kontakt urzędu z biurem rachunkowym – procedura w 8 krokach

Jak już wcześniej wspomniałem, warto wdrożyć w biurze rachunkowym (nawet tym najmniejszym) procedurę kontaktu z urzędem skarbowym. Taka procedura powinna zawierać przynajmniej 8 prostych i wydawałoby się oczywistych kroków.

1. Zweryfikuj rozmówcę – zapisz jego dane.
2. Ustal dokładnie dane klienta.
3. Ustal tryb działania urzędu.
4. Zweryfikuj swoje umocowanie.
5. Jeżeli urząd pyta o rzeczy, których nie jesteś pewna – nie udzielaj informacji.
6. Jeżeli urząd pyta o rzeczy, które przekraczają zakres umocowania – nie udzielaj informacji.
7. Sporządź notatkę z rozmowy i przekaż informację klientowi.
8. Zrealizuj żądanie lub podejmij inne kroki – nie ignoruj kontaktu z urzędu.

Jeżeli chcesz wdrożyć te zasady w swoim biurze – pobierz przykładową kartę do kontaktu z urzędem skarbowym.

10. FAQ

Najważniejsze kwestie poruszone w tym wpisie sprowadzają się w zasadzie do 4 pytań i odpowiedzi.

Czy urząd skarbowy może zadzwonić do biura rachunkowego?

– Tak. Sam telefon z urzędu nie jest sytuacją nadzwyczajną. Nie oznacza jednak, że biuro powinno udzielić każdej informacji, o którą poprosi pracownik urzędu.

Czy UPL-1 upoważnia księgową do udzielania informacji o kliencie?

– Sam UPL-1 służy do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie. Nie stanowi ogólnego pełnomocnictwa do reprezentowania klienta przed organami podatkowymi.

Czy księgowa może wysłać urzędowi faktury klienta?

– Przed przekazaniem dokumentów należy ustalić m.in. zakres żądania, tryb działania urzędu oraz umocowanie biura. Nie należy wysyłać dodatkowych dokumentów „na zapas”.

Czy o telefonie z urzędu trzeba powiedzieć klientowi?

– Dobrą praktyką jest informowanie klienta o kontakcie urzędu dotyczącym jego sprawy oraz dokumentowanie przebiegu rozmowy zgodnie z procedurą przyjętą w biurze.

11. Czy Twoje biuro ma ustalone zasady kontaktu z urzędami?

Jeżeli Twoje biuro nie miało do tej pory ustalonej procedury kontaktu z urzędem – warto ją wdrożyć niezależnie od tego jak duże jest Twoje biuro. Przy większej liczbie klientów oraz pracowników ważne jest jednolite działanie całego biura. Każdy pracownik biura rachunkowego powinien mieć świadomość jakich informacji może udzielić przez telefon i co powinien robić po kontakcie ze strony urzędu skarbowego.

Jeżeli nie masz czasu na wdrożenie takiej procedury lub Twoje działania nie sprawdzają się, mogę zweryfikować i usprawnić procesy Twojej organizacji oraz stworzyć wewnętrzne procedury [link] kontaktu z urzędem skarbowym.